Assinando um Documento

Para enviar um documento para assinatura, siga estas etapas:

1. Acesse a pasta na qual o documento foi adicionado e localize o documento específico que deseja enviar para assinatura.

2. Na lista de documentos, você encontrará um ícone de assinatura ao lado do documento desejado. Clique nesse ícone para iniciar o processo de assinatura.

   
3. Após clicar no ícone de assinatura, um pop-up será exibido. Nesse pop-up, você encontrará a pessoa vinculada à pasta. Se essa pessoa for a responsável pela assinatura, você pode deixá-la selecionada. Caso contrário, você pode excluí-la e pesquisar e selecionar uma pessoa já cadastrada no sistema para realizar a assinatura. Lembre-se de que as pessoas devem ser cadastradas previamente no menu "Pessoas" do sistema.

4. No mesmo pop-up, você verá um campo para inserir a data limite para a assinatura do documento. Insira a data desejada, lembrando que se essa data expirar, será necessário repetir o processo de envio para assinatura.

5. Além disso, você encontrará uma caixa de seleção para escolher se deseja receber e-mails sobre os eventos da assinatura, como quando o documento é assinado por uma pessoa ou quando o processo de assinatura é finalizado. Marque essa opção se desejar receber esses e-mails informativos.

6. Quando todas as configurações estiverem prontas, clique em "Enviar" ou uma opção similar para iniciar o processo de envio do documento para assinatura.

   

Após o envio, a pessoa selecionada receberá uma notificação por e-mail ou outro meio de comunicação para assinar o documento. Eles poderão acessar o documento, visualizar seu conteúdo e realizar a assinatura dentro do prazo estabelecido.

Esse processo de envio de documentos para assinatura simplifica e agiliza o fluxo de trabalho de assinaturas, permitindo que as partes interessadas assinem documentos de forma eletrônica e eficiente. Ao configurar a data limite e a opção de receber e-mails de eventos da assinatura, você pode garantir o cumprimento dos prazos e manter-se informado sobre o progresso da assinatura.

Após a conclusão do processo de assinatura, o documento assinado é retornado à pasta juntamente com outras informações importantes. Aqui está o fluxo geral:

1. Depois que todas as partes envolvidas assinarem o documento, ele é automaticamente retornado à pasta original.

2. Na pasta, você encontrará duas versões do documento: uma versão com as assinaturas aplicadas e outra versão sem as assinaturas.

3. A versão com as assinaturas é uma cópia autenticada do documento, indicando claramente as assinaturas das partes envolvidas. Esse documento agora tem validade legal e pode ser considerado como a versão oficial e final.

4. A versão sem as assinaturas é mantida na pasta como referência adicional. Isso permite que você compare visualmente o documento original com as alterações feitas durante o processo de assinatura.

5. Além disso, um protocolo das assinaturas é gerado e anexado à pasta. Esse protocolo fornece um registro detalhado das etapas de assinatura, incluindo datas, horários e informações sobre as partes envolvidas.

Ao ter acesso à versão com as assinaturas, à versão sem as assinaturas e ao protocolo das assinaturas, você tem uma visão abrangente do processo de assinatura e pode garantir a integridade do documento assinado. Essas informações adicionais também podem ser úteis para fins de auditoria, rastreamento e conformidade.

Lembre-se de que as versões com e sem assinaturas são armazenadas na pasta, permitindo um acesso fácil e rápido a ambas as versões, conforme necessário.